REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 17 /5 /2018
- Rekisterinpitäjä
Yrityksen nimi: Services Netto
Osoite: Teerisuonkuja 1
Postinumero : 00700
Toimipaikka: Helsinki
Y- tunnus: 2157359-6
Puhelinnumero: 09-3867020
Faksi: 0107520820
sähköpostiosoite: asiakaspalvelu@servicesnetto.com
- Rekisteriasioista vastaava henkilö
Yhteyshenkilö: Mboyo Bobunda Nadine
Puhelin: 0443498829
Sähköposti: nadine.mboyo@servicesnetto.com
- Rekisterin nimi
– Tarmo toiminnanohjausjärjestelmä
– HelpostilaskuPro laskutusjärjestelmä
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus
Tarmo- ohjelmistoon tallennetaan rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteystietoja, jotka ovat olennaisia rekisterinpitäjän työtehtävien sujuvaa ja turvallista toteuttamista varten.
HelpostilaskuPro-ohelmistoon tallennetaan rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteystietoja, jotka ovat olennaisia rekisterinpitäjän laskutuksien sujuvaa ja turvallista toteuttamista varten.
Lukitettujen kaappien säilytetään salassa pidettäviä asiakkaiden manuallisia tietoja.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään asiakassuhteen vaatimien työtehtävien hoidon kannalta tarpeellisia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla muun muassa henkilön nimi- ja yhteystiedot, syntymäaika, huoneistoonmuutto- ja poismuuttopäivät, yhteydenottotavat sekä muut mahdolliset työtehtävien hoidon kannalta tarvittavat tiedot ja asiakkaan edustajan tiedot. Rekisterissä voi olla myös tietoja asiakkaan terveydentilasta, jotka ovat olennaisia työtehtäviä toteuttamisen kannalta ja laskutuksen tietoja. Tarmo- ohjelmistolle on Valviran B- luokan tietojärjestelmä. Rekisterissä säilytetään myös Tarmo- ja HelpostilaskuPron ohjelmiston käyttäjien käyttöoikeustiedot (käyttäjätunnukset ja salasanat).
- Rekisterin tietolähteet
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakasilmoitusten ja työtilausten yhteydessä. Nämä voivat tulla Tarmoon sähköisesti erikseen suojattujen lomakkeiden, sähköpostin, puhelinkontaktin, henkilökohtaisen tapaamisen tai muun tilausdokumentin kautta kuten maksusitoumus.
Rekisteriin lisättävät tiedot antaa joko asiakas tai ennalta sovittu kumppani, jolle asiakas on luovuttanut tiedot.
- Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa sen yhteistyökumppaneille ja mahdollisille alihankkijoille turvatakseen Tarmo- ja HelpostilaskuPro- ohjelmiston häiriöttömän käytön.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjän käyttäjärekisterin tiedot on tallennettu Tarmo- ja HelpostilaskuPro- ohjelmistoon, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään tietokantaan, joka on palomuurein sekä muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla suojattu. Rekisterin palvelinlaitteet säilytetään korkean tietoturvan palvelinsaleissa, johon on pääsy vain ennalta määritellyillä henkilöillä ja ne täyttävät GDPR:n (EU:n Tietosuoja-asetus EU 2016/679) vaatimukset tietojen käsittelylle.
Rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän myöntämillä henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamista varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty. Järjestelmän ylläpitoon ja huoltoon osallistuvilta ulkopuolisilta palveluntuottajilta rekisterinpitäjä edellyttää asianmukaista ja riittävää tietosuojausta sekä sitoumusta olla käyttämättä ja hyödyntämättä mahdollisesti haltuunsa saamia rekisteritietoja.
Tilamme, joissa säilytetään, käytetään tai muutoin käsitellään salassa pidettäviä manuallisia tietoja, on asianmukaisesti suojattu lukituksella ja muilla tarpeellisilla toimenpiteillä luvattoman pääsyn estämiseksi tiloihin ja siellä oleviin salassa pidettäviin tietoihin. Tilamme on tarkoituksenmukainen fyysinen turvallisuus tulipalon, sähkökatkosten, vesivaurioiden, ulkopuolisten häiriötekijöiden yms. erityistilanteiden varalta. Henkilöt, joille ei ole myönnetty oikeutta salassa pidettäviin tietoihin saavat oleskella tiloissa ainoastaan valvonnan alaisina.
- Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille. - Rekisteröidyn tarkastus-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. - Rekisteröidyn tietojen poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan esimerkiksi häntä koskevat vanhentuneet henkilötiedot. Rekisteröidyllä on esimerkiksi oikeus peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksen, hän voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön poistaa rekisteröityä koskevat tiedot järjestelmistään, minkä jälkeen rekisterinpitäjän on poistettava henkilötiedot, ellei käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
Poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Poistopyyntö voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@servicesnetto.com tai kirjeitse osoitteeseen Services Netto, Teerisuonkuja 1, 00700 Helsinki.
Poisto toteutetaan siten, että rekisteröidyn tiedot merkitään siten, ettei niitä enää käsitellä tuotantojärjestelmissä.
- Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon joko oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.